Si juntamos una libreta de estas con un lápiz de IKEA obtendremos un fantástico organizador de tareas de bolsillo.

Quiero comentar dos casos que me han pasado durante semana, en los que he tenido dos experiencias diferentes con dos empresas y cual ha sido mi respuesta a cada una de estas experiencias, así como la imagen que tengo de las respectivas empresas.

En primer lugar, este fin de semana fui al restaurante Pastamania de Alcoy, el cual tiene mucha fama y en el que recogí la comida que previamente había pedido por teléfono. Pues bien, tras terminar los dos platos que había pedido llegó el postre y fue grande la sorpresa cuando vi el postre (un mousse de chocolate) que tenía moho por encima. Que hice?? Muy sencillo, aún no habiendo terminado de cenar me dirigí al restaurante en cuestión a quejarme por el estado de dicho postre. Al encargado del restaurante le faltó tiempo para quitarme de las manos aquel alimento que tan mala pinta tenía y tan solo en unos segundos me dió otro en buen estado, pidiendo disculpas apresuradamente y se fue. Por no armar jaleo, y pese a estar indignado, me fui a casa. Menuda cara de tonto se me quedó al ver que nisiquiera me devolvían el importe de la cena, o al menos del postre. Es decir, que encima de que mi postre estaba en mal estado y había tenido que volver al restaurante, me encontré con que en dicho restaurante les pareciera suficiente cambiármelo por otro.

IMAGEN DE PASTAMANIA : Un restaurante al que no voy a volver y, es más, voy a intentar divulgar lo que me ocurrió allí para que todo el mundo lo sepa. Se de más de uno que este fin de semana ya se evitó el pedir de allí.

El segundo caso es de una empresa que vende libros por internet, Gesbiblio, con la cual topé hará unos días para conseguir un libro de marketing que tenía curiosidad por leer, e-Branding: posiciona tu marca en la red cuyo autor fue el ponente del último Iniciador Valencia. La cuestión es que un par de días después, llega la agencia de transportes a mi casa y me trae el paquete, que eficientes! Sin embargo, al abrir el paquete puedo comprobar que el libro no es el que yo pedí sino otro muy distinto: ¿Cómo invertir con éxito en el mercado inmobiliario?. En fin, me toca llamar para arreglarlo a la empresa para deja mis datos y el problema que he tenido y ante mi sorpresa en apenas 10 minutos me devuelven la llamada y me piden disculpas reiteradas veces y me dicen que me puedo leer este nuevo libro gratis mientras llega el que yo he pedido, porque este me lo regalan. Y no solo eso, me dicen que además van a intentar que el libro esté en mi domicilio si es posible al día siguiente y en cualquier caso antes de 48 horas.

IMAGEN DE GESBIBLO : No conocía a esta empresa, ni siquiera había oído hablar de ella pero la voy a recomendar a todo el mundo, por su eficiencia y por su forma fácil de resolver las cosas, sin causarme a mí ninguna molestia y disculpándose del error cometido. Incluso estoy convencido que el próximo libro que compre, lo haré allí.

Y es que creo que la lista GTD es como una habitación, donde tenemos todo ordenado pero siempre esta ese escritorio en el que ahora dejamos una carta, luego un libro que tenemos a medias, una factura, un CD, etc. Llega un momento en el que hay que decir basta y dedicarle uno de esos domingos en los que hace mal tiempo para conseguir que cada cosa vaya a su lugar correspondiente y vuelva a estar el escritorio limpio.

En la lista de tareas es igual, necesitamos que esté limpio, para poder ver las cosas mucho más claras y actuar con fluidez. ¿Que hay que hacer? Tomar una determinación para cada tarea, dedicarle a cada una su tiempo y sobre todo, intentar realizar inmediatamente aquellas que exijan poco tiempo. Las que necesiten algo más de tiempo quizás planificarlas para un día concreto o quizás delegarlas en alguien de forma que sepamos que se van a cumplir.

Por otra parte, eliminar esas cosas pendientes que sabemos que nunca realizaremos o aquellas que queremos realizar pero seguramente en un futuro valdrá la pena pasarlas a otra lista o a otra categoría de la lista, según el método empleado.

Es por eso que recomiendo para lograr una mejor productividad un método que cada vez me da mejores resultados: tener limpia y aseada la zona de trabajo, tener ordenada y meticulosamente gestionada la lista de tareas y, por último, mantener siempre el Inbox del correo electrónico totalmente vacío (mensaje que entra es mensaje al que le ocurre algo).

En alguna ocasión me recuerda esta forma de hacer a las famosas 5S que desarrollaron la empresa Toyota y otras empresas japonesas en su día: disciplina y hábito, organización, orden, limpieza y control visual.

El simple hecho de entrar a una cafetería a tomar algo me impresionó. Pude comprobar que solo mirando al escaparate de la cafetería podía encontrar distinguidas y personalizadas ofertas para cada día de la semana. Una oferta de bebida para universitarios, otro día cocktails en un ambiente más selecto, otro día los bocatas más baratos e incluso otro día retransmitían deporte y bajaban el precio de la cerveza.

Una vez dentro me encuentro con una suculenta carta de cuidado diseño, en la que aquellos productos que se quieren destacar lo hacen de forma realmente perfecta. Con otro color más llamativo, con una fotografía al lado y con el precio bien grande como invitando al cliente a consumir.

Comparo este tipo de marketing en el punto de venta con el que se hace en España, que la mayoría de veces es nulo, ya que es el propio camarero recitando la variedad de tapas o de bocadillos de que dispone. En España estamos acostumbrados a esto y nos gusta. Pero, ¿qué pensarán los turistas que vengan? ¿Les incita eso a consumir? ¿O habría que cuidar también estos detalles que los anglosajones tanto aprecian?

Y quién no ha visto alguna vez en restaurantes de la costa española esos paneles en los que aparece una foto de los platos descolorida por el paso del tiempo y por el sol?? No sería ya hora de renovarse??… o sino, tal vez, morir.

Etiquetación al momento, necesito una etiqueta y en segundos la tengo. (La DYMO de la foto tiene teclado QWERTY y todo!!)

Se podría decir que la autorrealización de la que yo hablé es una autorrealización de alto nivel, ya que para llegar hasta estas necesidades deben estar cubiertas primero otras mucho más básicas.

Se puede entender mejor el concepto de autorrealización a través de la pirámide de Maslow:

Fuente: Wikipedia

• Una profesional. En la que anoto mis proyectos a medio plazo. Tanto proyectos académicos como profesionales, cosas que quiero aprender, cosas que me gustaría realizar, exámenes que debería preparar, etc.

• Otra general. En la que anoto todo lo que me gustaría hacer tanto en mi vida personal como profesional, todo son proyectos a largo plazo. Por ejemplo:
  • Viajes: anotándolos en una lista cuando tengo que viajar intento ir primero a los sitios que tengo en mi lista, que son los que más me gustán, y luego los puedo tachar.
  • Autorrealización: cosas que debo cambiar para mejorar.
  • Proyectos: cosas que algún día espero aprender, títulos académicos que deseo conseguir o puestos de trabajo que aspiro a ocupar.

Lo que procuró es que no dejarme nunca de lado algo que me gustaría hacer, que al final son tantas cosas que sin una lista olvidaría algunas. Las grandes ventajas de esto es la motivación que proporciona, ya que cada una de ellas termina por convertirse en un reto, y además el hecho de ir progresando como persona y como profesional según nuestros objetivos.

Estas listas a medio y largo plazo no necesito llevarlas siempre encima por lo que prefiero utilizar una aplicación informática para ello (como por ejemplo las listas de tareas de Netvibes). En las listas a largo plazo nunca borro algo que ya se ha realizado, simplemente lo tacho; de este modo siempre recuerdo aquellas cosas que conseguí hacer…

Consecuencia: mayor motivación.

Con esto consigo no perder tiempo en casa escribiendo en el blog y aprovecho el tiempo mientras voy caminando… hay algo más óptimo??

1. Si son tareas a realizar desde un ordenador por ejemplo, el orden importane es según la prioridad.
2. Sin embargo si son cosas que hacer, sitios a los que ir, lo mejor sería organizarse rápidamente el mejor itinerario de forma que optimicemos el tiempo al máximo.

Hoy por ejemplo, he tenido concretamente 7 tareas para esta mañana. Bueno, pues pensando que me vendría justa la mañana y acabaría a las 2, he terminado una hora antes y aún me ha dado tiempo a postear aquí.

Aconsejo apuntar en la lista todo lo posible, aunque algunas cosas parezcan absurdas, es un buen método para asegurarnos que lo vamos a hacer (ej. tirar una carta en el buzón). Además lo que he dicho del itinerario lo considero fundamental no solo para lograr optimizar el tiempo, sino para conseguir una mayor agilidad mental a la hora de calcular las posibilidades que se nos presentan.

Me está gustando esto del GTD