Reseteando GTD

Muchas son las tareas que poco a poco se van acumulando y van haciendo engordar nuestra pequeña lista de GTD llegando a un punto en que cualquier intento de gestión y optimización de tareas es en vano.

Y es que creo que la lista GTD es como una habitación, donde tenemos todo ordenado pero siempre esta ese escritorio en el que ahora dejamos una carta, luego un libro que tenemos a medias, una factura, un CD, etc. Llega un momento en el que hay que decir basta y dedicarle uno de esos domingos en los que hace mal tiempo para conseguir que cada cosa vaya a su lugar correspondiente y vuelva a estar el escritorio limpio.

En la lista de tareas es igual, necesitamos que esté limpio, para poder ver las cosas mucho más claras y actuar con fluidez. ¿Que hay que hacer? Tomar una determinación para cada tarea, dedicarle a cada una su tiempo y sobre todo, intentar realizar inmediatamente aquellas que exijan poco tiempo. Las que necesiten algo más de tiempo quizás planificarlas para un día concreto o quizás delegarlas en alguien de forma que sepamos que se van a cumplir.

Por otra parte, eliminar esas cosas pendientes que sabemos que nunca realizaremos o aquellas que queremos realizar pero seguramente en un futuro valdrá la pena pasarlas a otra lista o a otra categoría de la lista, según el método empleado.

Es por eso que recomiendo para lograr una mejor productividad un método que cada vez me da mejores resultados: tener limpia y aseada la zona de trabajo, tener ordenada y meticulosamente gestionada la lista de tareas y, por último, mantener siempre el Inbox del correo electrónico totalmente vacío (mensaje que entra es mensaje al que le ocurre algo).

En alguna ocasión me recuerda esta forma de hacer a las famosas 5S que desarrollaron la empresa Toyota y otras empresas japonesas en su día: disciplina y hábito, organización, orden, limpieza y control visual.